Dania od lat uchodzi za jeden z najlepszych krajów do prowadzenia biznesu. Stabilna gospodarka, jasne przepisy prawa oraz wysoki poziom cyfryzacji czynią ją przyjaznym miejscem dla przedsiębiorców – zarówno lokalnych, jak i zagranicznych. Dla wielu osób, które decydują się na otwarcie firmy w Danii, kluczową kwestią staje się zrozumienie obowiązków księgowych. System podatkowy i księgowy jest uporządkowany, ale wymaga dokładności, terminowości i znajomości lokalnych zasad. W tym artykule przeprowadzimy Cię krok po kroku przez proces zakładania i prowadzenia firmy w Danii – z naciskiem na aspekty księgowe.

REKLAMA

Wybór formy działalności gospodarczej

Pierwszym krokiem do założenia firmy w Danii jest wybór odpowiedniej formy prawnej. W zależności od planowanej skali działalności, poziomu ryzyka oraz liczby wspólników, możesz zdecydować się na:

  • Enkeltmandsvirksomhed (EMV) – jednoosobowa działalność gospodarcza, najprostsza i najtańsza w założeniu. Właściciel odpowiada całym swoim majątkiem.
  • Anpartsselskab (ApS) – spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, wymagająca minimalnego kapitału zakładowego w wysokości 40 000 DKK. Popularna wśród firm o większym potencjale rozwoju.
  • Interessentskab (I/S) – spółka cywilna dla dwóch lub więcej osób. Wspólnicy odpowiadają solidarnie za zobowiązania firmy.
  • Aktieselskab (A/S) – spółka akcyjna, odpowiednia dla dużych przedsiębiorstw i inwestorów zewnętrznych.

Wybór formy działalności wpływa na sposób prowadzenia księgowości, zakres raportowania oraz odpowiedzialność finansową.

Rejestracja firmy i uzyskanie numeru CVR

Po wybraniu formy działalności kolejnym krokiem jest rejestracja firmy w duńskim rejestrze przedsiębiorstw. Odbywa się to online przez platformę Virk.dk. W procesie rejestracji należy podać:

  • dane osobowe i kontaktowe właściciela (lub wspólników),
  • adres prowadzenia działalności,
  • rodzaj działalności zgodnie z klasyfikacją branżową,
  • dane bankowe (jeśli dostępne),
  • numer identyfikacyjny CPR (dla rezydentów) lub dokumenty potwierdzające tożsamość (dla nierezydentów).

Po zakończeniu rejestracji firma otrzymuje numer CVR, który jest odpowiednikiem polskiego numeru NIP/REGON i służy do identyfikacji podatkowej.

Rejestracja do VAT i zgłoszenie do urzędu skarbowego

Jeśli firma Dania planuje osiągnąć roczny obrót powyżej 50 000 DKK, musisz zarejestrować się jako płatnik VAT (moms). Proces ten również odbywa się online przez Virk.dk i obejmuje:

  • wybór okresu rozliczeniowego (miesięczny, kwartalny lub półroczny),
  • określenie rodzaju działalności objętej VAT,
  • wybór metody księgowania.

Po rejestracji otrzymujesz numer VAT, który musi znaleźć się na każdej fakturze wystawianej klientom. Obowiązkiem przedsiębiorcy jest prowadzenie ewidencji VAT i regularne składanie deklaracji w systemie TastSelv Erhverv. Brak terminowych rozliczeń skutkuje karami finansowymi.

Wybór systemu księgowego i prowadzenie ewidencji

Duńskie prawo wymaga, aby firmy prowadziły księgowość zgodnie z ustawą o rachunkowości (Bogføringsloven). Każda transakcja musi być odpowiednio udokumentowana, a wszystkie dokumenty powinny być przechowywane przez minimum pięć lat.

W praktyce większość firm korzysta z elektronicznych systemów księgowych, które umożliwiają:

  • ewidencjonowanie sprzedaży i kosztów,
  • tworzenie raportów finansowych,
  • automatyczne przygotowanie deklaracji podatkowych,
  • integrację z bankowością online i systemem VAT.

Od 2024 roku obowiązuje w Danii wymóg prowadzenia księgowości cyfrowo – z użyciem certyfikowanych programów zgodnych z wymogami urzędów.

Fakturowanie i zasady dokumentacji sprzedaży

Każda firma ma obowiązek wystawiania faktur sprzedaży zgodnie z lokalnymi przepisami. Faktura powinna zawierać:

  • dane firmy i klienta,
  • numer CVR,
  • numer i datę faktury,
  • szczegółowy opis sprzedanych produktów lub usług,
  • wartość netto, VAT i brutto.

W przypadku współpracy z sektorem publicznym obowiązuje dodatkowo wymóg korzystania z systemu e-faktura (NemHandel). Firmy muszą numerować faktury kolejno, przechowywać je cyfrowo i zapewnić możliwość ich udostępnienia podczas kontroli.

Zatrudnienie pracowników i obowiązki księgowe

Jeśli firma planuje zatrudniać pracowników, konieczna jest rejestracja jako pracodawca w systemie SKAT oraz ewidencja w eIndkomst – bazie danych, do której trafiają wszystkie informacje o wynagrodzeniach.

Zatrudnienie wiąże się z dodatkowymi obowiązkami:

  • naliczanie i odprowadzanie podatku dochodowego od wynagrodzenia,
  • opłacanie składek na ATP (fundusz emerytalny) i inne świadczenia,
  • przygotowywanie miesięcznych pasków wypłat (lønseddel),
  • rozliczanie urlopów za pośrednictwem FerieKonto.

Wymagane jest także przestrzeganie przepisów prawa pracy i ewentualnych układów zbiorowych obowiązujących w danym sektorze.

Sprawozdania finansowe i rozliczenie roczne

Wszystkie firmy zarejestrowane w CVR muszą co roku przygotować zestawienie finansowe. Zakres dokumentów zależy od formy prawnej i wielkości działalności. W przypadku spółek ApS obowiązkowe jest:

  • sporządzenie bilansu,
  • rachunku zysków i strat,
  • not objaśniających,
  • ewentualnie raportu zarządu.

Dla większych firm wymagany jest audyt przeprowadzany przez biegłego rewidenta. Sprawozdania przesyła się elektronicznie do urzędu Erhvervsstyrelsen w terminie 5 miesięcy od zakończenia roku obrotowego.

Najczęstsze błędy i jak ich unikać

Na początku działalności w Danii przedsiębiorcy często popełniają błędy wynikające z nieznajomości lokalnych zasad. Do najczęstszych należą:

  • spóźniona rejestracja do VAT,
  • nieterminowe składanie deklaracji,
  • brak systematycznego księgowania dokumentów,
  • niewłaściwe wystawianie faktur,
  • brak archiwizacji dokumentacji.

Aby ich uniknąć, warto inwestować w odpowiednie oprogramowanie, edukację oraz współpracę z doświadczonymi doradcami.

Zakładanie i prowadzenie firmy w Danii to proces uporządkowany, ale wymagający znajomości lokalnych przepisów i praktyk księgowych. Od wyboru formy prawnej, przez rejestrację w urzędach, po codzienne rozliczenia i raporty – każdy etap działalności powinien być prowadzony zgodnie z przepisami. Rzetelna księgowość to fundament bezpiecznego i stabilnego biznesu. Dzięki cyfrowym rozwiązaniom, wsparciu profesjonalistów i przejrzystości prawa, przedsiębiorcy mają możliwość rozwijać działalność w jednym z najbardziej przyjaznych krajów Europy.

Obraz rawpixel z Pixabay