25 września 2024 roku wejdą w życie przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928). Wielu właścicieli biur rac rachunkowych oczekiwało, że w/w przepisy ich nie będą obowiązywać, ponieważ w ustawie mowa jest o minimalnej liczbie pracowników wynoszącej 50 osób.
Jednak limit ten nie będzie miał zastosowania do podmiotu prawnego wykonującego działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska.
Biura rachunkowe będą zobowiązane wdrożyć nowe regulacje niezależnie od liczby zatrudnianych osób, ponieważ polegają pod regulacje związane z praniem brudnych pieniędzy i finansowaniem terroryzmu, czyli AML.
Oznacza to, że nawet biuro rachunkowe nie zatrudniające żadnego pracownika będzie musiało wdrożyć ustawę o sygnalistach.
Są to nowe formalne obowiązki, których zaniedbanie może wiązać się z sankcjami. Istotne będzie opracowanie procedury dokonywania zgłoszeń wewnętrznych i precyzyjne określenie zasad ich przyjmowania.
Wejście w życie obowiązków biur rachunkowych związanych z ustawą nastąpi trzy miesiące od dnia ogłoszenia, czyli 25 września 2024 r. Tego dnia w podmiocie powinna zacząć obowiązywać procedura.
W praktyce przepisy wymagają wcześniejszego działania, ponieważ:
• obowiązkowe jest przeprowadzenie konsultacji wewnętrznych, które trwają nie krócej niż pięć dni i nie dłużej niż dziesięć dni od dnia przedstawienia projektu procedury;
• sama zaś procedura wchodzi w życie po upływie siedmiu dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w podmiocie prawnym.
Uwaga! W takim scenariuszu procedurę należy ogłosić w biurze rachunkowym najpóźniej 18 września 2024 r., co powoduje, że konsultacje wewnętrzne powinny się zacząć nie później niż 13 września 2024 r.
Obowiązki Pracodawcy w biurze rachunkowym:
PO PIERWSZE
Przygotowanie oraz wprowadzenie Regulaminu wraz z Procedurą Zgłaszania Naruszeń, z której ma wynikać sposób dokonywania zgłoszeń, między innymi:
– zakres procedury,
– osoby odpowiedzialne za zarządzanie zgłoszeniami,
– kim jest sygnalista,
– jak ma wyglądać zgłaszanie naruszeń,
– jak będą wyglądać działania następcze po wpłynięciu zgłoszenia,
– jak wygląda ochrona sygnalisty,
– jak prowadzić rejestr naruszeń,
– wybór kanału Zgłaszania naruszeń.
PO DRUGIE
Przygotowanie oraz wprowadzenie Procedury Ochrony Sygnalistów zgodnie z RODO, w tym Klauzula Informacyjna RODO
Dane sygnalisty są chronione. Kanał zgłaszania naruszeń musi zagwarantować sygnaliście anonimowość. Tylko osoba odpowiedzialna za przyjmowanie naruszeń może znać dane osoby zgłaszającej naruszenia.
PO TRZECIE
Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za obsługę naruszeń
– jeśli biuro nie zatrudnia pracowników to jest nim właściciel,
– jeśli zatrudnia to może być to specjalnie do tego wyznaczony pracownik lub sam właściciel.
Obowiązki osoby do obsługi naruszeń – prowadzenie dokumentacji związanej z sygnalistami:
– udostępnianie osobom zainteresowanym (sygnalistom) Formularza Zgłaszania Naruszeń,
– zbieranie od sygnalistów Potwierdzenia Zgłoszenia Naruszenia,
– prowadzenia Poufnego Rejestru Naruszeń,
– prowadzenie Rejestru Zgłoszeń Wewnętrznych,
PO CZWARTE
Opracowanie materiałów informacyjnych dotyczących funkcjonujących w jednostce procedur dotyczących Zgłoszeń
– przygotować dla pracowników Komunikat w sprawie wdrożenia ustawy o ochronie sygnalistów
– przygotować Protokół odbioru KOMUNIKATU – WEWNĘTRZNA PROCEDURA OBSŁUGI ZGŁOSZEŃ w ramach akcji informacyjnej
PO PIĄTE
Przeszkolenie wszystkich pracowników w kontekście praw i obowiązków w zakresie sygnalisty
PO SZÓSTE
Poinformowane klientów o wdrożonych w biurze rachunkowym procedurach dotyczących ochrony sygnalistów z prośbą o przekazanie tych informacji ich pracownikom.
– Należy być gotowym na to, że pracownik naszego klienta zgłasza nam zdarzenie, które jego zdaniem jest naruszeniem przepisów.
WAŻNE
Ważne, aby te wszystkie działania były przemyślane i kompleksowe nie tylko w zakresie bezpiecznych kanałów dokonywania zgłoszeń, ale również wzięcia pod uwagę aspektów istotnych w zakresie ochrony danych (poufność sygnalisty).
W ten zakres należy włączyć odpowiedzialność za prawidłowość wdrożenia oraz stałą obsługę (opracowanie procedur, obsługa kanałów komunikacji, postępowania wyjaśniające, szkolenia Pracowników etc.)
OD NAS
W artykule tym zawarliśmy podstawowe informacje dotyczące wdrożenia ustawy o ochronie sygnalistów w biurze rachunkowym.
Jeśli potrzebujesz:
– praktycznych wskazówek oraz
– pełnej dokumentacji w wersji edytowalnej na temat wdrożenia procedur o sygnalistach w biurze rachunkowym
Zostaw komentarz