Tworzenie nowego projektu zaczyna się od jego wyobrażenia. Co zrobić, żeby wytwory wyobraźni nie zniknęły? Oczywiście należy wszystko notować. Oprócz tego faktu warto zastanowić się nad celem wymyślonego zadania i współpracownikami, z którymi będzie się je wprowadzać w życie. Koniecznie trzeba przemyśleć wszystkie problemy, jakie mogą pojawić się na drodze. Szczególnie ważne jest dopasowanie projektu do oczekiwań każdej strony: szefostwa, pracowników i klientów.

REKLAMA

Co prowadzi do powstawania błędów? Przede wszystkim wina leży po wszystkich stronach, które są zaangażowane w projekt. Ze strony klienta mogą to być niekompletne lub źle wyartykułowane wymagania, lub brak informacji wyjściowych. Zespół projektowy może źle ocenić posiadane zasoby lub zaproponować nierealne do spełnienia ramy czasowe. Aby zapobiec niedopowiedzeniom między zainteresowanymi, przed rozpoczęciem pracy tworzy się kartę projektu.

Czym jest karta projektu?

Stworzenie karty projektu ogranicza się do sporządzenia krótkiego dokumentu, w którym zawarta zostanie wizja i podstawowe założenia zadania. Najważniejsze, aby wszyscy zainteresowani zapoznali się z jej treścią i ją zaakceptowali. Taka sytuacja wymusza uruchomienie dyskusji od samego początku, czego zwykle się unika. Już sam cel projektu angażuje strony do podjęcia merytorycznej rozmowy.

Kartę projektu można pokazać osobom, które powinny mieć wgląd w działalność firmy. Takim przykładem jest właściciel, którego przedsiębiorstwo prowadzi wiele zadań i nie jest w stanie koordynować każdego z nich.

Co znajduje się w karcie projektu?

Karta projektu posiada swoją strukturę. Dzięki temu łatwo ją wypełnić a jej czytelność sprawia, że można zwrócić uwagę na najistotniejsze kwestie dotyczące danego zadania. W standardowej karcie wypełnia się osiem punktów.

Cel projektu jest wyznaczany metodą SMART, co oznacza, że musi być prosty, mierzalny, osiągalny, istotny i określony w czasie. Jego zrozumienie nie może być problemem. Wszystkie aspekty muszą być jednoznacznie sformułowane. Nie można pozostawiać miejsca na interpretację. Powinien zostać określony w taki sposób, by stopień jego zaawansowania można było wyrazić liczbowo. Cechuje go także realistyczność. Zbyt ambitne podejście może spowodować spadek morale zespołu. Jego istotność gwarantuje, że może stać się ważnym krokiem w funkcjonowaniu firmy oraz stanowić wartość dla wykonawców.

W karcie znajduje się opis produktu, który powstanie po zakończeniu prac. Do tego punktu dołącza się pełną specyfikację, jaka jest wymagana przez klienta.

Zakres projektu będzie zawierać wszystkie działania, które podejmie wykonawca. Jest to zwykle powtórzenie ustaleń zawartych w umowie.

Do karty dołącza się ogólny i szczegółowy harmonogram prac. Określone w czasie zostają wszystkie zadania niezbędne do wykonania przedsięwzięcia.

Podany jest zespół projektowy. Ustala się osoby, które będą uczestniczyć na danym etapie prac. Muszą wykazywać się kompetencją, co pozwoli ukończyć projekt w żądanym przez klienta czasie.

Określone zostają warunki współpracy między stronami. Opisane zostają zasady przedstawiania zmian, komunikacji, czasu na odpowiedź. Uzgadniane są reguły kontroli prac przez klienta.

Wypisane zostają założenia do projektu. Ulegają one ciągłym zmianom, ale są niezbędne do zrealizowania zadania. Wymienione zostają wszelkie ograniczenia lub warunki, które muszą zostać spełnione w przyszłości, aby projekt został dokończony.

Każdy projekt jest objęty ryzykiem. Określony zostaje wypływ tych czynników na powodzenie zadania. Zaprezentowane zostają działania, które będą mogły zaradzić tym sytuacjom.

Opracowanie: leadership-center.pl