Organizacja takiego wydarzenia jak konferencja to zadanie wymagające wiele wysiłku i umiejętności. Profesjonalna organizacja takiego eventu oznacza zaangażowanie i skoordynowanie pracy wielu osób i często znacznych środków finansowych. Właściwe zaplanowanie całego procesu pozwoli nam uniknąć wielu pomyłek i często kosztownych wpadek.

Jak zorganizować konferencję?

  1. Na początek warto precyzyjnie określić grupę odbiorców. Co istotne nie determinuje ona wyłącznie tematyki zajęć, ale może również decydować o wyborze miejsca, cateringu czy zaproponowanych atrakcji dodatkowych. Jeśli na przykład organizujesz event dla informatyków warto przemyśleć takie miejsca jak bogato wyposażone w infrastrukturę centra naukowe. Jeśli odbiorcami są architekci może warto rozejrzeć się za innowacyjnym budynkiem z ciekawymi rozwiązaniami architektonicznymi. Zwiększa to atrakcyjność konferencji dla zaproszonych na nią gości.
  2. Niezmiernie istotnym zagadnieniem jest precyzyjny scenariusz konferencji. Odpowiedz sobie na pytanie jakie zajęcia i treści mogą być atrakcyjne dla Twoich gości. Jakich specjalistów, trenerów, ciekawych gości możesz zaprosić? Jakie materiały należy przygotować? Co może zachęcić uczestników do udziału? Im bardziej szczegółowy scenariusz tym lepsze przygotowanie do wydarzenia i szansa na uniknięcie problemów.
  3. Bezpośrednio ze scenariusza wynika kosztorys. Budżet konferencji może być naprawdę imponujący. Warto więc na tym etapie zebrać oferty możliwych podwykonawców, odpowiedzialnych za poszczególne zadania – catering, noclegi itp. Warto przeanalizować rożne oferty i wybrać te które najlepiej odpowiadają potrzebom naszych gości.
  4. Wybierz lokalizację swojego wydarzenia. Kluczowym zagadnieniem w tej materii są kwestie atrakcyjności miejsca i łatwości dojazdu. Obecnie na rynku są obecne serwisy takie jak https://www.salebiznesowe.pl, które świadczą usługi w zakresie porównania ofert różnych usługodawców. Obecnie modne są miejsca z duszą i atrakcyjną ofertą dodatkową – np. miasta z dużą ilością wydarzeń kulturalnych – takich jak Toruń, czy Gdańsk. Po wyborze miejsca zadbaj o detale – o to ile miejsc siedzących jest na sali gdzie odbywa się wydarzenie, czy jest na niej do dyspozycji sprzęt nagłaśniający i projektor do prezentacji multimedialnych. Czy i na jakich zasadach możesz skorzystać z dodatkowych pomieszczeń? Jakie są kwalifikacje obsługi – od nich przecież zależeć będzie również atmosfera podczas konferencji.
  5. Na tym etapie należy ostatecznie wybrać i zaprosić do współpracy podwykonawców. Warto sprawdzić czy obiekt w którym organizujesz wydarzenie nie ma swoich sprawdzonych dostawców cateringu, lub dostawców niezbędnego sprzętu. Może to ułatwić poszukiwania i zamiast z wieloma podmiotami może wystarczy przerzucić te obowiązki na właściciela obiektu? Czeka cię wtedy mniej pracy, ale i masz mniejszą kontrolę nad sytuacją. Podpisz wyczerpujące umowy z podwykonawcami – zabezpiecz się też wiedzą przed sytuacją, w której pojawiają się problemy, musisz wiedzieć jak im zapobiec lub z czyich usług możesz skorzystać awaryjnie.
  6. Zadbaj o promocję swojego wydarzenia. Na pewno już wiesz jak dotrzeć do grupy osób mogących zainteresować się twoim wydarzeniem. Teraz jest czas aby informacje dotarły do zainteresowanych. Mailing, kontakt telefoniczny, ciekawe zaproszenie wysłane pocztą tradycyjną? Wybór należy do Ciebie.

Jak widać, pracy jest wiele, a sukces takiego przedsięwzięcia zazwyczaj ma wielu ojców. Warto postawić na zgrany zespół. I pamiętaj konferencja nie kończy się z chwilą wyjazdu ostatniego gościa. Warto zająć się po zakończeniu jej ewaluacją i wyciągnięciem wniosków. Z czasem zostaniesz mistrzem organizacji.